会議の効率化における4つのポイントとその効果
■はじめに
皆様の会社ではどのくらいの時間を会議に費やしていますでしょうか？
パッと〇〇時間、と答えられる方はあまり多くないと思います。パーソル総合研究所の調査では、メンバー層で154.1時間/年、係長級で301.1時間/年、部長級ともなると434.5時間/年にも及ぶ結果が出ています。
また、その会議の内約25%の会議が無駄であると感じており、1,500人規模の企業で拡大推計すると、無駄な会議時間は年間約92,000時間（約46人分の年間労働時間に相当）、企業規模の損失額は年間約2億円にもなるようです。
※参考：https://rc.persol-group.co.jp/thinktank/column/201812130003.html
パーソル総合研究所：ムダな会議による企業の損失は年間15億円
年間2億円の損失ってものすごいインパクトですよね。。皆様の会社ではどうでしょうか？無駄だと思う会議が発生していませんか？弊社では2021年に「会議削減プロジェクト」を実施し、会議の見直しを図りました。今回は無駄な会議を削減するための取り組み事例を、4つのポイントでご紹介します。
■会議の効率化における4つのポイント
①業務の可視化
弊社で活用している業務可視化ツール『ワークレビューDX』を活用し、個人毎で発生している会議時間を把握する所からスタートしました。
※ワークレビューDX：https://work-rev.com/lp/
発生している各会議毎に費やしている時間の可視化と棚卸を実施しました。何となく把握しているものの、実際に目で見て把握することで、時間の使い方に対するセルフマネジメントを行いやすい土壌を作り、見つめ直す機会を設けることが可能となります。
※業務時間の全体の3 割が会議に費やされている状況。さらに3 割の会議のうち 8 割が社内会議に費やされており 、無駄な会議の解体や会議時間の圧縮などで新たな業務時間の創出を目的にプロジェクト実施
②目的の見直しと設定
次に何のために行われている会議なのか、会議を通してどのような目的を達成したいのか等を考慮し、本当に必要な会議なのか、それとも違うのかを見直しました。皆様の会社でも目的が曖昧で形骸化してしまっている会議はないでしょうか？そもそも目的や結論が曖昧な話し合いは不毛と言えますし、どのような考えを持って参加すべきかも分かりません。
③時間/頻度/参加者の見直し
可視化した会議の内、形骸化してしまっている会議を洗い出し、時間・頻度・参加者の見直しをしました。特に定例会などは定例という言葉にとらわれすぎて開催することが目的になりがちであり、会議時間が長引く要因となります。また、会議の目的を達成するための参加者に限定することで、聞いているだけのメンバー等は除外し、別の業務に費やす時間を創出することができます。
④運営方法の見直し
短縮された会議で最大限の目的を達成するために、運営方法の見直しも行いました。具体的には、事前資料の読み込み・アジェンダ設計です。事前資料があれば、前日の〇〇時までに参加者全員に配布し、議論すべきことや質問を事前に準備しておくことで、会議の効率化を図ることが可能です。また、アジェンダを設計しておくことで何をどこまで議論するのか、目的だけでなく「範囲」も設定し、より目的を明確化しました。
■会議の効率化による効果
業務可視化をきっかけとした会議の見直しにより、社員約300名で11076.2h/月行われていた会議を、8557.8h/月にまで削減し、2518.4h/月の時間を創出することができました。これは、約15人の月間労働時間に相当し、約500万円もの時間的利益となります。営業組織であれば、15人が1か月の営業活動を行うのと同等のインパクトがあります。
■最後に
いかがでしょうか？
弊社では、業務可視化をきっかけに新たな時間を創出することが出来ました。GMO NIKKOでは今回紹介したプロジェクトを進行する上で重要な役割を担った業務可視化ツール「ワークレビューDX」を提供しております。ご興味をお持ち頂けましたら、お気軽にお問合せ下さい。
- ライター：樺山 隼也（かばやま じゅんや）
- 2021年GMO NIKKO中途入社。
SaaS事業部にて業務可視化クラウドサービス「ワークレビューDX」を用いた、組織マネジメントにおける課題解決に従事。
インサイドセールス・フィールドセールス・カスタマーサクセス担当。
ワークレビューDXの拡販と、市場の認知度を上げるため、日々奮闘中。
神奈川県横浜市出身/趣味：釣り/マイホーム計画中
