【マネージャー必見】自分の部署から実践できる！？EXCELやスプレッドシートで業務管理する方法！！
こんにちは！
SaaS事業部の藤井です。
今回はチームリーダーや、マネージャーの方を対象としたコンテンツとなっております。
マネジメントに今後注力したい方にとって参考となる内容かと思いますので、是非ご一読ください！
突然ですが、マネージャーの皆さんに質問です。
「チームメンバーの業務効率を高めてあげたいと考えたことはありませんか？」
このように考えた上で、組織マネジメントの手段として、EXCELやスプレッドシートを活用して日々の業務内容を記録し、その情報を分析して改善策を提示するという取り組みをしている企業様もいらっしゃいます。
そういった取り組みに興味がある方、どのように業務効率向上に役立つかイメージが持てない方。そんなみなさんの参考となるように、GMO NIKKOの中で実際に行っていたスプレッドシートを用いた、業務管理方法を本日は説明いたします。
是非参考にしてみてください！
＝＝＝＝＝
1.業務効率化が望まれる世の中
└1.1市場の動き
└1.2世の中の企業では
2.具体的な業務効率化の手順と方法
└2.1業務の棚卸し
└2.2業務入力のルールメイク・浸透
└2.3可視化されたデータの分析
└2.4業務×業績可視化方法
3.業務効率化を行った結果
4.最後に
＝＝＝＝＝
■1 業務効率化が求められる世の中1.1市場の動き
近年、よく耳にするようになった『業務効率化』という言葉。
少子高齢化に伴った働き方改革の推進や、コロナウイルスによるリモートワークの浸透など、市場の動きによって年々効率化が求められる世の中になってきております。
今後、業務効率化に取り組み生産性を向上させることは企業の成長にとって必須です。
1.2世の中の企業では
そんな『業務効率化』を推進するために、世の中の企業では下記の3つの手段を用いていることが多いです。
①無駄な業務の特定
②業務内容のマニュアル化
③業務のデジタル・RPA移管
■ 2 具体的な業務効率化の手順と方法弊社では『業務効率化』にあたりGoogleソリューションを活用しました。
・Googleスプレッドシート：業務入力用
・Googleデータポータル ：業務可視化用
これらを用いて以下ステップで習慣化していきました。
①業務の棚卸し
②業務入力のルールメイク・浸透
③可視化された業務データの分析
④改善点の確認と実行
そこで今回は、ステップごとの概要や注意点を紹介します。どのように『業務効率化』へ結びつけていったのか参考にしていただければと思います。
2.1業務の棚卸し
・概要
発生する全ての業務をカテゴライズしツリーマップで体系的にまとめました。また、業務に紐づくクライアントやプロジェクトも洗い出しました。
・注意点
カテゴライズされた業務項目が、組織毎に異なりすぎると全社横断した分析が難しくなります。まずは推進担当が大枠のカテゴリを作成し、組織長に詳細を詰めてもらうといった手順を推奨します。こちらの内容を元に今後の業務分析を進めていくことになりますので、最も大切なステップだと認識した上で丁寧に業務分解をすることが重要です。
2.2業務入力のルールメイク・浸透
・概要
カテゴライズした業務項目と実際の業務内容が組織内で正しく選択されるために、入力例を示し、取り組み意義の周知を定期的に行います。もちろんスプレッドシートに対する業務入力はプルダウンの選択式にすることで揺らぎを排除します。
・注意点
業務入力の精度と頻度が鍵となるため、習慣化するための取り組みには力を入れています。なぜこの取り組みが必要なのか、1人1人の従業員目線での課題解決に繋がるということを丁寧に説明する必要があります。
2.3可視化されたデータの分析
・概要
スプレッドシートへ入力された業務データを、Googleデータポータルでビジュアライズします。「業務」「業務✕クライアント」「業務✕プロジェクト」「業務✕実績（売上など）」のデータをシェア・推移で定点観測します。
・注意点
詳細を見ていく必要はありませんが、必ず仮説を持ち、当たりをつけた上でデータを見ることを推奨します。◯◯さんの残業が増えている要因はA社さんの対応が増えているからだろう、といった具合で構いません。
2.4改善点の確認と実行
・概要
1on1ミーティングや組織ミーティングで活用することを推奨します。メンバーとの1on1ミーティングであれば、前述した様に、実際にA社さんの対応が増えているのか、また増えている対応は何かを業務カテゴリから紐解いていきます。
・注意点
改善点の認識が揃ったら改善策を策定し実行までの計画を立てます。当然ではありますが改善策を実行して初めて効率化が実現しますので、この進捗管理が蔑ろにならぬよう気をつけなければなりません。
■ 3 業務効率化を行った結果このように『業務効率化』を行うために、業務内容を入力して可視化することで正確な業務を把握して、そのデータを元に業務分析を行って問題点の特定をしました。
弊社では、月間のミーティングが全業務の25%あり11,000時間以上を占めていることがわかり、更にその中でも社内ミーティングが80%以上であることを特定しました。
この状況を改善するために社内ミーティング削減プロジェクトが稼働し、新たな時間を創出することができ利益向上に貢献しました。是非皆さん業務効率化に向けた取り組みにチャレンジしてみてください！
※本事例の詳細は別記事(週休3日でも効率向上は可能！？業務可視化でわかる日々の無駄業務の削減方法！！)でも取り上げておりますので是非ご覧ください。
■ 4 最後に弊社では、今回紹介したGoogleスプレッドシートやGoogleデータポータルを用いた『業務効率化』の取り組みを、入力作業を簡単にし、業務分析もしやすくしたSaaSサービス「ワークレビューDX byGMO」として社外提供を行っております。
本日紹介した方法を実践したいと感じたが、社内整備や定着を含めた導入ハードルに懸念を持った方にも、事前準備からアフターフォローまでお力添えいたします。
ワークレビューDX by GMOでは業務データ分析以外にも、従業員の感情データも取得し業務と関連付けて分析することで、課題や悩みの要因分析ができる機能も設けています。
トライアルも実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
- ライター：藤井 皓太（ふじい こうた）
- 2021年1月～ 新規事業立ち上げ
新卒社員として入社。インターネット広告営業を経験後、業務可視化クラウドサービス「ワークレビューDX」を取り扱うSaaS事業の新規立ち上げに従事。
マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールスと幅広い領域を担当しているため、限られた時間で最大効果を発揮するために常に効率的な働き方を心がける。
少子高齢化に伴った働き方改革の推進や、コロナウイルスによるリモートワークの浸透など、市場の動きによって年々効率化が求められる世の中になってきております。
今後、業務効率化に取り組み生産性を向上させることは企業の成長にとって必須です。
①無駄な業務の特定
②業務内容のマニュアル化
③業務のデジタル・RPA移管
■ 2 具体的な業務効率化の手順と方法弊社では『業務効率化』にあたりGoogleソリューションを活用しました。
・Googleスプレッドシート：業務入力用
・Googleデータポータル ：業務可視化用
これらを用いて以下ステップで習慣化していきました。
①業務の棚卸し
②業務入力のルールメイク・浸透
③可視化された業務データの分析
④改善点の確認と実行
そこで今回は、ステップごとの概要や注意点を紹介します。どのように『業務効率化』へ結びつけていったのか参考にしていただければと思います。
2.1業務の棚卸し
・概要
発生する全ての業務をカテゴライズしツリーマップで体系的にまとめました。また、業務に紐づくクライアントやプロジェクトも洗い出しました。
・注意点
カテゴライズされた業務項目が、組織毎に異なりすぎると全社横断した分析が難しくなります。まずは推進担当が大枠のカテゴリを作成し、組織長に詳細を詰めてもらうといった手順を推奨します。こちらの内容を元に今後の業務分析を進めていくことになりますので、最も大切なステップだと認識した上で丁寧に業務分解をすることが重要です。
2.2業務入力のルールメイク・浸透
・概要
カテゴライズした業務項目と実際の業務内容が組織内で正しく選択されるために、入力例を示し、取り組み意義の周知を定期的に行います。もちろんスプレッドシートに対する業務入力はプルダウンの選択式にすることで揺らぎを排除します。
・注意点
業務入力の精度と頻度が鍵となるため、習慣化するための取り組みには力を入れています。なぜこの取り組みが必要なのか、1人1人の従業員目線での課題解決に繋がるということを丁寧に説明する必要があります。
2.3可視化されたデータの分析
・概要
スプレッドシートへ入力された業務データを、Googleデータポータルでビジュアライズします。「業務」「業務✕クライアント」「業務✕プロジェクト」「業務✕実績（売上など）」のデータをシェア・推移で定点観測します。
・注意点
詳細を見ていく必要はありませんが、必ず仮説を持ち、当たりをつけた上でデータを見ることを推奨します。◯◯さんの残業が増えている要因はA社さんの対応が増えているからだろう、といった具合で構いません。
2.4改善点の確認と実行
・概要
1on1ミーティングや組織ミーティングで活用することを推奨します。メンバーとの1on1ミーティングであれば、前述した様に、実際にA社さんの対応が増えているのか、また増えている対応は何かを業務カテゴリから紐解いていきます。
・注意点
改善点の認識が揃ったら改善策を策定し実行までの計画を立てます。当然ではありますが改善策を実行して初めて効率化が実現しますので、この進捗管理が蔑ろにならぬよう気をつけなければなりません。
■ 3 業務効率化を行った結果このように『業務効率化』を行うために、業務内容を入力して可視化することで正確な業務を把握して、そのデータを元に業務分析を行って問題点の特定をしました。
弊社では、月間のミーティングが全業務の25%あり11,000時間以上を占めていることがわかり、更にその中でも社内ミーティングが80%以上であることを特定しました。
この状況を改善するために社内ミーティング削減プロジェクトが稼働し、新たな時間を創出することができ利益向上に貢献しました。是非皆さん業務効率化に向けた取り組みにチャレンジしてみてください！
※本事例の詳細は別記事(週休3日でも効率向上は可能！？業務可視化でわかる日々の無駄業務の削減方法！！)でも取り上げておりますので是非ご覧ください。
■ 4 最後に弊社では、今回紹介したGoogleスプレッドシートやGoogleデータポータルを用いた『業務効率化』の取り組みを、入力作業を簡単にし、業務分析もしやすくしたSaaSサービス「ワークレビューDX byGMO」として社外提供を行っております。
本日紹介した方法を実践したいと感じたが、社内整備や定着を含めた導入ハードルに懸念を持った方にも、事前準備からアフターフォローまでお力添えいたします。
ワークレビューDX by GMOでは業務データ分析以外にも、従業員の感情データも取得し業務と関連付けて分析することで、課題や悩みの要因分析ができる機能も設けています。
トライアルも実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
- ライター：藤井 皓太（ふじい こうた）
- 2021年1月～ 新規事業立ち上げ
新卒社員として入社。インターネット広告営業を経験後、業務可視化クラウドサービス「ワークレビューDX」を取り扱うSaaS事業の新規立ち上げに従事。
マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールスと幅広い領域を担当しているため、限られた時間で最大効果を発揮するために常に効率的な働き方を心がける。
弊社では『業務効率化』にあたりGoogleソリューションを活用しました。
・Googleスプレッドシート：業務入力用
・Googleデータポータル ：業務可視化用
これらを用いて以下ステップで習慣化していきました。
①業務の棚卸し
②業務入力のルールメイク・浸透
③可視化された業務データの分析
④改善点の確認と実行
そこで今回は、ステップごとの概要や注意点を紹介します。どのように『業務効率化』へ結びつけていったのか参考にしていただければと思います。
・概要
発生する全ての業務をカテゴライズしツリーマップで体系的にまとめました。また、業務に紐づくクライアントやプロジェクトも洗い出しました。
・注意点
カテゴライズされた業務項目が、組織毎に異なりすぎると全社横断した分析が難しくなります。まずは推進担当が大枠のカテゴリを作成し、組織長に詳細を詰めてもらうといった手順を推奨します。こちらの内容を元に今後の業務分析を進めていくことになりますので、最も大切なステップだと認識した上で丁寧に業務分解をすることが重要です。
・概要
カテゴライズした業務項目と実際の業務内容が組織内で正しく選択されるために、入力例を示し、取り組み意義の周知を定期的に行います。もちろんスプレッドシートに対する業務入力はプルダウンの選択式にすることで揺らぎを排除します。
・注意点
業務入力の精度と頻度が鍵となるため、習慣化するための取り組みには力を入れています。なぜこの取り組みが必要なのか、1人1人の従業員目線での課題解決に繋がるということを丁寧に説明する必要があります。
・概要
スプレッドシートへ入力された業務データを、Googleデータポータルでビジュアライズします。「業務」「業務✕クライアント」「業務✕プロジェクト」「業務✕実績（売上など）」のデータをシェア・推移で定点観測します。
・注意点
詳細を見ていく必要はありませんが、必ず仮説を持ち、当たりをつけた上でデータを見ることを推奨します。◯◯さんの残業が増えている要因はA社さんの対応が増えているからだろう、といった具合で構いません。
・概要
1on1ミーティングや組織ミーティングで活用することを推奨します。メンバーとの1on1ミーティングであれば、前述した様に、実際にA社さんの対応が増えているのか、また増えている対応は何かを業務カテゴリから紐解いていきます。
・注意点
改善点の認識が揃ったら改善策を策定し実行までの計画を立てます。当然ではありますが改善策を実行して初めて効率化が実現しますので、この進捗管理が蔑ろにならぬよう気をつけなければなりません。
■ 3 業務効率化を行った結果このように『業務効率化』を行うために、業務内容を入力して可視化することで正確な業務を把握して、そのデータを元に業務分析を行って問題点の特定をしました。
弊社では、月間のミーティングが全業務の25%あり11,000時間以上を占めていることがわかり、更にその中でも社内ミーティングが80%以上であることを特定しました。
この状況を改善するために社内ミーティング削減プロジェクトが稼働し、新たな時間を創出することができ利益向上に貢献しました。是非皆さん業務効率化に向けた取り組みにチャレンジしてみてください！
※本事例の詳細は別記事(週休3日でも効率向上は可能！？業務可視化でわかる日々の無駄業務の削減方法！！)でも取り上げておりますので是非ご覧ください。
■ 4 最後に弊社では、今回紹介したGoogleスプレッドシートやGoogleデータポータルを用いた『業務効率化』の取り組みを、入力作業を簡単にし、業務分析もしやすくしたSaaSサービス「ワークレビューDX byGMO」として社外提供を行っております。
本日紹介した方法を実践したいと感じたが、社内整備や定着を含めた導入ハードルに懸念を持った方にも、事前準備からアフターフォローまでお力添えいたします。
ワークレビューDX by GMOでは業務データ分析以外にも、従業員の感情データも取得し業務と関連付けて分析することで、課題や悩みの要因分析ができる機能も設けています。
トライアルも実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
- ライター：藤井 皓太（ふじい こうた）
- 2021年1月～ 新規事業立ち上げ
新卒社員として入社。インターネット広告営業を経験後、業務可視化クラウドサービス「ワークレビューDX」を取り扱うSaaS事業の新規立ち上げに従事。
マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールスと幅広い領域を担当しているため、限られた時間で最大効果を発揮するために常に効率的な働き方を心がける。
このように『業務効率化』を行うために、業務内容を入力して可視化することで正確な業務を把握して、そのデータを元に業務分析を行って問題点の特定をしました。
弊社では、月間のミーティングが全業務の25%あり11,000時間以上を占めていることがわかり、更にその中でも社内ミーティングが80%以上であることを特定しました。
この状況を改善するために社内ミーティング削減プロジェクトが稼働し、新たな時間を創出することができ利益向上に貢献しました。是非皆さん業務効率化に向けた取り組みにチャレンジしてみてください！
※本事例の詳細は別記事(週休3日でも効率向上は可能！？業務可視化でわかる日々の無駄業務の削減方法！！)でも取り上げておりますので是非ご覧ください。
■ 4 最後に弊社では、今回紹介したGoogleスプレッドシートやGoogleデータポータルを用いた『業務効率化』の取り組みを、入力作業を簡単にし、業務分析もしやすくしたSaaSサービス「ワークレビューDX byGMO」として社外提供を行っております。
本日紹介した方法を実践したいと感じたが、社内整備や定着を含めた導入ハードルに懸念を持った方にも、事前準備からアフターフォローまでお力添えいたします。
ワークレビューDX by GMOでは業務データ分析以外にも、従業員の感情データも取得し業務と関連付けて分析することで、課題や悩みの要因分析ができる機能も設けています。
トライアルも実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
- ライター：藤井 皓太（ふじい こうた）
- 2021年1月～ 新規事業立ち上げ
新卒社員として入社。インターネット広告営業を経験後、業務可視化クラウドサービス「ワークレビューDX」を取り扱うSaaS事業の新規立ち上げに従事。
マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールスと幅広い領域を担当しているため、限られた時間で最大効果を発揮するために常に効率的な働き方を心がける。
弊社では、今回紹介したGoogleスプレッドシートやGoogleデータポータルを用いた『業務効率化』の取り組みを、入力作業を簡単にし、業務分析もしやすくしたSaaSサービス「ワークレビューDX byGMO」として社外提供を行っております。
本日紹介した方法を実践したいと感じたが、社内整備や定着を含めた導入ハードルに懸念を持った方にも、事前準備からアフターフォローまでお力添えいたします。
ワークレビューDX by GMOでは業務データ分析以外にも、従業員の感情データも取得し業務と関連付けて分析することで、課題や悩みの要因分析ができる機能も設けています。
トライアルも実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
- ライター：藤井 皓太（ふじい こうた）
- 2021年1月～ 新規事業立ち上げ
新卒社員として入社。インターネット広告営業を経験後、業務可視化クラウドサービス「ワークレビューDX」を取り扱うSaaS事業の新規立ち上げに従事。
マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールスと幅広い領域を担当しているため、限られた時間で最大効果を発揮するために常に効率的な働き方を心がける。